trelloでタスク管理をしよう
4月も第２週が過ぎ、京都は春爛漫といった感じです。
日常生活は過ごしやすい季節ですが仕事はぐったりです。山積みの課題、高い目標設定、前年度の赤字決算によるモチベーションの低下。などと愚痴を言っていても始まらないので、１つずつ課題を改善することにします。
タスク管理で作業効率をあげよう
前年度を振り返ってみると、どのチームも仕事量が多くオーバーワークでした。ですが、もっと作業時間は削減できたと思います。
例えば、以下のように無駄な作業が多かったです。
このような問題を早期に除去できれば、さっさと家に帰ることが出来ます。早く帰るためにもタスク管理に力を入れることにしました。
タスク管理ツールtrello
タスク管理の手法を探していたところ、世の中では「かんばん駆動開発」なるものが流行りつつあるようです。
【かんばん駆動開発】
http://www.slideshare.net/tayasu/20140524-35097952
調べていくと「trello」というタスク管理ツールを使えば、私のやりたかった以下のようなことが実現出来そうです。
- 全体の状況の把握
- タスクを可視化して管理、定期的な整理
- メンバー間のスムーズな情報共有
使ってみるとシンプルなＵＩで、タスクも可視化できて非常に使いやすいです。ホワイトボードに付箋を貼り付けているタスクを並べるようなイメージですね。
メンバー管理も簡単で良い感じなので、「trello」を使うことにしました。
タスク管理の運用方法 スクラム
さて、ツールがどんなに素晴らしくても、運用方法が下手だと結局はタスク管理出来ません。このあたりは開発手法や開発プロセスの検討を行う必要ありそうです。
最近の開発手法としては、アジャイル開発が様々提唱されていますが、XP、スクラム、EVOなどの既存の手法を、そのまま取り入れると失敗することが目に見えています。
なので、アジャイル開発のエッセンスの一部を取り入れて、自分の組織にあった開発手法を作ることにしました。
主にスクラムの手法の使えそうな部分を実践してみることにしました。
・バックログの作成
各プロジェクトのゴール設定、仕様整理、優先度整理、タスクの洗い出し
・定期的なプロジェクトの見直し
2week毎に各プロジェクトのバックログ、タスクを見直す
・スクラム会議
毎朝20分の定例ミーティングの実施
・振り返り
月末に振り返りミーティングを実施、発生した課題の改善方法の検討、その他作業効率を上げるための方法検討
一週間実践してみてよかったこと
まだ１週間ですが、良い効果はあったと思います。
・タスクが可視化によって「誰が・何を・いつまでに」が明確になる。
特にメンバー全員が複数のプロジェクトを担当しているので、プロジェクト間のタスクの優先度を意識しながら作業が出来るようになりました。
・毎朝のミーティングで課題の早期解決
20分という短い時間ですが、実のあるディスカッションが出来ます。大変だと思っていた課題も、人に話すと一瞬で解決することが多いです。
・作業の進捗がよくなった。気がする。
タスクは１～２日で出来るものに分解し、完了予定日を本人に決めてもらいます。 なので、毎朝の定例で完了したかどうか本人に問い詰めています(笑)。軽いプレッシャーを与えるせいか、作業の進み具合がいつもより早い気がします。
trelloによるタスク管理の難しいところ
・タスクの粒度設定が難しい
私の会社は自社製品の開発で、複数の業務案件、研究開発案件、不具合修正依頼など多数のプロジェクトが同時に走っています。そのような場合のtrelloでのboard・cardへ分解する粒度が難しいです。
boardを分けすぎると全体が把握しづらくなり、大きく分けると個々のプロジェクト進捗がわかりにくくなっていしまします。
・カードの設定単位、工程の設定が難しい。
基本は、Todo -> Doing -> Doneの工程で進みますが、研究開発案件と不具合修正案件では開発の工程が大きく異なります。案件にあった工程・カード設定が難しいです。
